外国において、日本人が結婚や就労をする際、また海外で法人設立等の手続きを行う際に、日本国政府が発行する公文書を求められるケースがある。提出にあたっては「アポスティーユ」や「領事認証」を取ってくることが条件になっているケースもある。公文書の取得や証明手続きを日本で代行してくれる「アポスティーユ申請代行センター®︎」代表の行政書士、蓜島亮先生に法人がアポスティーユを求められるケースについて詳しく伺った。 ​​​​

まずアポスティーユとは何か？について説明していただいた。 ​​​​

蓜島先生：　

アポスティーユとは日本の外務省による公文書の確認証明のことです。 外国の政府や企業などに向けて「この公文書は適正なものである」ということを証明するために、外務省が与える「お墨付き」のようなものと考えてください。

本来、公文書の外国向け証明には2段階の手続き（「公印確認」と「領事認証」）が必要なのですが、認証不要条約とも呼ばれるハーグ条約に加盟している外国（アメリカ、イギリス、韓国など約100か国が加盟）においてはその代わりに、「アポスティーユ」と呼ばれる証明を取得する１回の手続きで完了することが可能です。

アポスティーユとは？についてはこちらの記事で詳しく解説

「アポスティーユ」付きの日本の公文書提出を法人・企業が必要になるのはどういったケースでしょうか？

• 海外に支店を持つ日本企業が、現地で新規事業を行う場合
• 現地の会社に出資する場合　（登記事項証明書）
• 海外の子会社に駐在員を派遣するために就労ビザを取得する場合

ハワイへのビジネス進出に際して、アポスティーユが必要とされるのはどういったケースが多いのでしょうか？　

• 登記簿謄本（履歴事項全部証明書）
• 代表者事項証明書
• 会社定款の写し
• 取締役会議事録
• 納税証明書
• 会社役員就任承諾書
• 履歴書
• 在籍証明書など

もしご自身で処理をする場合には、下記のように役所に4回も直接足を運ぶ必要があります。しかもすべて平日の昼間の限られた時間に行う必要があります。

当アポスティーユ申請代行センター®︎では、書類の英語翻訳、翻訳後の公証役場での公証人の認証、法務局長の公証人押印証明、外務省の公印確認・アポスティーユ、駐日大使館の領事認証の取得までをワンストップで代行しています。


また、公文書を翻訳した書類は私文書として扱われますので、正しく翻訳した旨が記載されている宣言書と原本と翻訳をセットで公証人の認証を取得する必要があります。これらの煩雑な手続きも代行対応をさせていただきます。

 

日本から海外進出する前に知っておくべきこと、準備しておくこと

1、アポスティーユの対象となる文書に必要な３つの条件があります

（1）発行日付が記載されていること（発行日より3ヵ月以内のもの）
（2）発行機関（発行者名）が記載されていること
（3）個人印や署名ではなく、公印が押されていること

このいずれかが抜けていれば、受け入れられません。

2、海外に移住した後に、日本の書類を取り寄せる必要が出てくることがあります

例えば、卒業証明書、成績証明書のアポスティーユ、領事認証の提出を求められることがあります。また、上記のように3カ月以上前に取得した公文書は、もう利用することが出来ないため、持参した書類が古くなってしまうこともあります。

しかし、それらの証明書を取り寄せようにもすでにハワイ州に住んでいて、日本の家族に頼めなかったり、郵送先の住所が無いという場合にもあります。

当アポスティーユ申請代行センター®︎を公的文書を取り寄せる際のご郵送先としてご利用いただき、その後、翻訳やアポスティーユの取得、海外への発送までを一気通貫でお受けすることも可能です。

蓜島先生から海外進出を目指す皆さまへのメッセージ

提出書類の日本での「公証」「アポスティーユ」「領事認証」の取得は非常に煩雑であって、事案によってそれぞれ対処が異なります。 そして、公証役場、外務省、各国在日大使館は平日の特定時間のみ営業しているためご自身で手続きを済ませることが困難だと思われます。 海外進出や海外赴任の前の、多忙かつ緊張とストレスの多い時期に、ご自分で公証役場、法務局、外務省、駐日大使館に足を何度も運び、認証を取得するのは時間的にも精神的にも非常に難しいことだと思います。また間違った形で認証を行ってしまうと提出先から再提出を求められ、時間、費用の損失にもつながります。豊富な取り扱い案件実績を持つ当事務所、アポスティーユ申請代行センター®︎が、企業の皆方様が安心して海外進出ができるようお支えお手伝いいたします。 

アポスティーユ申請代行センターへのご相談、ご依頼はこちらのリンクからどうぞ。